Вопрос восстановления утраченных документов не теряет своей актуальности. В частности, когда речь заходит о документах, подтверждающих право собственности, для совершения юридически значимого действия эти документы просто необходимы. Зачастую приходится обращаться в государственные архивы, которые не всегда хранят нужные документы, или же сроки их получения довольно продолжительны. В отношении документов, удостоверенных нотариусами, таких проблем не возникает, поскольку все важные документы, как-то удостоверенный договор купли-продажи недвижимости, брачный договор или наследственное дело, хранятся в нотариальных архивах без срока давности. Даже если документ был удостоверен несколько десятков лет назад, то чтобы оперативно получить дубликат, достаточно знать фамилию нотариуса, его удостоверившего, или же фамилию умершего человека и его последнее место прописки, если требуется копия наследственного дела.
По статистике Федеральной нотариальной палаты потребность граждан и организаций в получении документов из нотариальных архивов традиционно высока. Так. В 2019 году нотариусы выдали из архивов более 65 тысяч дубликатов документов, а за восемь месяцев этого года уже более 34 тысяч.
Если нотариус прекращает свою деятельность, то по приказу Минюста его архив передается на хранение другому нотариусу, у которого есть возможность содержать архив в соответствии с требованиями. Хранение документов осуществляется за свой счёт, поэтому у нотариуса также должна быть и финансовая возможность содержания архива. Приказы Минюста находятся в открытом доступе, и узнать, где находится нужный архив, не составит труда. Или же за этой информацией можно обратиться в нотариальную палату субъекта РФ.
В 2014 году Федеральная нотариальная палата создала Единую информационную систему нотариата (ЕИС). Теперь все нотариальные действия регистрируются в ЕИС нотариата, что позволяет нотариусам быстро проверить бумажный нотариальный акт на предмет подлинности. ЕИС интегрирована в Систему межведомственного электронного взаимодействия, поэтому представители государственных служб по запросу могут получить необходимые сведения и установить факт подделки.
Получение документов из нотариального архива в скором времени может стать ещё проще. В Госдуму внесён законопроект, в котором предлагается сформировать архивы нотариальных документов в региональных нотариальных палатах. Там будут храниться документы, удостоверенные всеми нотариусами региона. В этом случае за получением дубликатов, копий и справок нотариальных актов граждане и организации смогут обращаться не к конкретному нотариусу, а непосредственно в нотариальную палату субъекта РФ.
